تكتب نماذج مكتب الموظف لتكون مسودات عملية تساعد المستخدم على البدء بصياغة مناسبة. لذلك نراجع كل نموذج من زاوية الوضوح، الحياد، قابلية التعديل، وحدود الاستخدام.
ماذا نراجع في النموذج؟
- أن يكون العنوان واضحا ومطابقا لاستخدام النموذج.
- أن تحتوي المسودة على حقول عامة قابلة للاستبدال.
- أن تكون اللغة مهنية وغير تصعيدية ما لم يتطلب الموضوع ذلك.
- أن يظهر للمستخدم متى يناسب النموذج ومتى يحتاج مراجعة مختص.
- ألا يتضمن النموذج بيانات حقيقية أو وعودا لا تناسب جميع الحالات.
الحقول القابلة للتعديل
تظهر البيانات المتغيرة عادة بين أقواس، مثل اسم الموظف، المسمى الوظيفي، التاريخ، اسم الجهة، أو سبب الطلب. يجب على المستخدم تعديل هذه الحقول ومراجعة النص كاملا قبل الإرسال.
النماذج المرتبطة بحقوق أو إجراءات رسمية
إذا كان النموذج يتصل بحق وظيفي، شكوى، فصل، خصم، مطالبة مالية، أو إجراء رسمي، نحرص على أن تكون الصياغة حذرة وأن توجه المستخدم إلى مراجعة المصدر أو المختص عند الحاجة.