هذه القائمة تساعد المستخدم على ترتيب الخطوة قبل إرسال الخطاب أو تسليم المستندات. استخدمها كأداة مراجعة سريعة، ولا تضف إليها بيانات شخصية حقيقية عند حفظ نسخة عامة.
متى تستخدم القائمة؟
تستخدم عند التعامل مع الإجازات والدوام، خصوصا عندما يكون الطلب مرتبطا بمستندات أو مواعيد أو أكثر من جهة داخلية. الهدف ليس ملء مربعات فقط، بل تقليل النسيان وتوحيد طريقة المتابعة.
عناصر التحقق الأساسية
- [ ] تحديد نوع الإجازة.
- [ ] اختيار تاريخ بداية ونهاية واضح.
- [ ] مراجعة التعارض مع جدول الفريق.
- [ ] كتابة جهة الاستلام الصحيحة.
- [ ] إرفاق مستند عند الحاجة.
- [ ] متابعة اعتماد الطلب قبل الغياب.
قبل الإرسال
راجع صياغة الطلب وتأكد من أن كل مرفق يحمل اسما واضحا. إذا كان الملف يخص شخصا آخر، لا تحفظه في نسخة عامة. اكتب في آخر الرسالة ما الذي تطلبه بالتحديد: اعتماد، توضيح، موعد مراجعة، أو تأكيد استلام.
أثناء المتابعة
استخدم رقم الطلب أو تاريخ الإرسال. لا تبدأ المتابعة بنبرة اتهامية، بل اذكر أن الهدف هو معرفة الخطوة التالية. عند وجود موعد قريب، اذكر أثر التأخير على الإجراء لا على شعورك الشخصي.
أخطاء تمنع الاستفادة من القائمة
- اعتبار القائمة بديلا عن سياسة الجهة.
- إرسال مستندات كثيرة دون تسمية أو ترتيب.
- تجاهل حفظ نسخة من الخطاب.
- ترك حقول النموذج بين أقواس مربعة في النسخة النهائية.
- استخدام القائمة نفسها لكل موضوع دون تعديل.
صفحات مرتبطة
- نموذج مرتبط: طلب إجازة سنوية
- نموذج مرتبط: طلب إجازة اضطرارية
- نموذج مرتبط: طلب تمديد إجازة
- نموذج مرتبط: طلب تعديل موعد إجازة
- دليل مرتبط: كيفية متابعة خطاب إداري لم يصل عليه رد