هذه الصفحة تقدم وصفا وظيفيا عمليا لمسمى مسؤول الأرشيف والوثائق بصياغة أصلية من مكتب الموظف. تم بناء المحتوى بالرجوع إلى فكرة التصنيف المهني الرسمي ومصادر المهارات والمهن، ثم إعادة صياغته ليلائم المنشآت التي تريد كتابة وصف وظيفي واضح وقابل للتطبيق دون نسخ نصوص رسمية أو تكرار قوالب عامة.
الغرض من الصفحة ليس إصدار رمز مهني رسمي، بل مساعدة صاحب العمل أو مسؤول الموارد البشرية على فهم نطاق الدور، مسؤولياته، مهاراته، مؤشراته، والنماذج الإدارية المرتبطة به. عند تسجيل المسمى في منصة أو نظام رسمي يجب الرجوع إلى التصنيف السعودي الموحد للمهن أو الجهة المختصة.
ملخص المسمى
مسؤول الأرشيف والوثائق ينظم الوثائق الورقية والرقمية، ويضمن أن النسخ المعتمدة معروفة وأن الاسترجاع لا يعتمد على ذاكرة الأشخاص. يرتبط بوظائف إدارة الوثائق والسجلات أو الدعم الإداري المتخصص في الحفظ والاسترجاع.
الغاية من الوظيفة
حماية المنشأة من ضياع العقود والخطابات والطلبات، وتسهيل المراجعة والتدقيق الداخلي.
موقع الوظيفة داخل الهيكل الإداري
يرتبط هذا المسمى عادة بـ الأرشفة والوثائق. خط التقرير المقترح: المدير الإداري أو مدير الجودة أو مدير الموارد البشرية حسب نوع الوثائق.. في المنشآت الصغيرة قد يجمع الموظف بين أكثر من دور، لكن يجب توضيح ذلك داخل الوصف حتى لا تتحول الوظيفة إلى قائمة مهام مفتوحة بلا حدود.
المسؤوليات التفصيلية
- بناء شجرة تصنيف للوثائق حسب الإدارة والنوع والسنة والحالة.
- تمييز النسخة النهائية المعتمدة عن المسودة أو النسخة القديمة.
- حفظ نماذج الموظفين والعقود والخطابات وفق صلاحيات وصول واضحة.
- إعداد سجل استعارة أو وصول للملفات الحساسة.
- رقمنة الوثائق الورقية المهمة وربطها ببيانات وصفية.
- تحديد مدد الاحتفاظ بالتنسيق مع الإدارة المختصة.
- مراجعة الملفات الناقصة أو غير المصنفة وإعداد خطة تصحيح.
- تدريب المستخدمين على تسمية الملفات وحفظها بطريقة موحدة.
- إتلاف أو أرشفة النسخ القديمة وفق إجراء معتمد عند الحاجة.
- إعداد تقارير عن جودة الأرشيف ومخاطر فقد الوثائق.
المخرجات المتوقعة من شاغل الوظيفة
- دليل تسمية ملفات: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- سجل وثائق: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- خطة رقمنة: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- تقرير نقص أرشيف: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- صلاحيات وصول: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- سجل إتلاف أو حفظ: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
المؤهلات والخبرة المناسبة
- دبلوم أو بكالوريوس إدارة معلومات أو إدارة مكتبية
- خبرة في الأرشفة
- معرفة بأساسيات أمن المعلومات
- قدرة على بناء فهارس
- إلمام بالأرشفة الرقمية
المهارات الفنية والسلوكية
- الأرشفة الرقمية: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- تصنيف المعلومات: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- السرية: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- الدقة: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- إدارة النسخ: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- الفهرسة: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- إجراءات الحفظ: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- التعامل مع PDF وWord: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
مؤشرات الأداء المقترحة
لا يكفي قياس الوظيفة بعدد المهام المنجزة فقط. الأفضل اختيار مؤشرات تجمع بين السرعة والدقة والالتزام وجودة الخدمة الداخلية. من المؤشرات المناسبة:
- زمن استرجاع الوثيقة
- نسبة الملفات المصنفة
- عدد النسخ المكررة
- نسبة الوثائق المرقمنة
- أخطاء صلاحيات الوصول
- عدد الملفات الناقصة بعد التدقيق
قالب مختصر للوصف الوظيفي
المسمى الوظيفي: مسؤول الأرشيف والوثائق
الإدارة: الأرشفة والوثائق
الرئيس المباشر: المدير الإداري أو مدير الجودة أو مدير الموارد البشرية حسب نوع الوثائق.
هدف الوظيفة: حماية المنشأة من ضياع العقود والخطابات والطلبات، وتسهيل المراجعة والتدقيق الداخلي.
نطاق الصلاحية: تنفيذ ومتابعة وتنسيق المهام المرتبطة بالمسمى وفق السياسات المعتمدة، مع رفع الحالات التي تحتاج قرارا لصاحب الصلاحية.
أخطاء شائعة عند كتابة هذا الوصف
- حفظ كل شيء في مجلد واحد
- عدم وضع تاريخ اعتماد
- خلط ملفات الموظفين بالعقود العامة
- إتاحة ملفات حساسة للجميع
- عدم وجود نسخة احتياطية
- تسمية الملفات بأسماء غير قابلة للبحث
كيف تربط الوصف الوظيفي بالنماذج؟
الوصف الجيد لا يبقى نصا في ملف. يجب أن يرتبط بنماذج العمل اليومية: طلبات، سجلات، خطابات، قوائم تحقق، ومحاضر. هذا الربط يقلل الاجتهاد الشخصي ويجعل أداء الوظيفة قابلا للمراجعة. استخدم الروابط التالية كنقاط بداية:
- دليل بناء أرشيف نماذج الموظفين
- توثيق الطلبات الورقية
- بناء أرشيف قوالب إدارية
- دليل مواقع النماذج والقوالب
متى يحتاج الوصف إلى تحديث؟
يحتاج الوصف إلى تحديث عند تغير الهيكل، إضافة نظام جديد، نقل صلاحية من إدارة إلى أخرى، ظهور أخطاء متكررة في الطلبات، أو توسع نطاق العمل بدرجة تجعل المسمى القديم غير دقيق. يفضل وضع تاريخ مراجعة داخل كل وصف وظيفي وعدم تركه مفتوحا لسنوات.
مصادر مرجعية تمت إعادة الصياغة على أساسها
تمت صياغة المحتوى بلغة عملية فريدة، مع الاستفادة من المصادر الرسمية لفهم فكرة التصنيف والمهارات وتدقيق بيانات الوظائف، دون نقل النصوص كما هي.
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية – المهارات والمهن
- الهيئة العامة للإحصاء – التصنيف السعودي الموحد للمهن
- الهيئة العامة للإحصاء – صفحة التصانيف
- منصة مسار للموارد البشرية الحكومية
- وزارة الموارد البشرية – تدقيق بيانات ومتغيرات الوظائف
آخر مراجعة تحريرية: 17 أغسطس 2026. المحتوى إرشادي ولا يغني عن مطابقة المسمى مع الجهة الرسمية أو سياسة المنشأة عند وجود أثر تعاقدي أو نظامي.