هذه الصفحة تقدم وصفا وظيفيا عمليا لمسمى السكرتير التنفيذي بصياغة أصلية من مكتب الموظف. تم بناء المحتوى بالرجوع إلى فكرة التصنيف المهني الرسمي ومصادر المهارات والمهن، ثم إعادة صياغته ليلائم المنشآت التي تريد كتابة وصف وظيفي واضح وقابل للتطبيق دون نسخ نصوص رسمية أو تكرار قوالب عامة.
الغرض من الصفحة ليس إصدار رمز مهني رسمي، بل مساعدة صاحب العمل أو مسؤول الموارد البشرية على فهم نطاق الدور، مسؤولياته، مهاراته، مؤشراته، والنماذج الإدارية المرتبطة به. عند تسجيل المسمى في منصة أو نظام رسمي يجب الرجوع إلى التصنيف السعودي الموحد للمهن أو الجهة المختصة.
ملخص المسمى
السكرتير التنفيذي يدعم المسؤول التنفيذي في المواعيد والمراسلات والوثائق، ويضمن وصول المعلومة الصحيحة في الوقت الصحيح. يصنف ضمن الدعم الإداري المتخصص عندما يركز على المراسلات التنفيذية، تنظيم الاجتماعات، وإدارة معلومات الإدارة العليا.
الغاية من الوظيفة
تقليل التشتيت الإداري وتحويل التواصل اليومي إلى ملفات ومواعيد ومتابعات واضحة.
موقع الوظيفة داخل الهيكل الإداري
يرتبط هذا المسمى عادة بـ الدعم التنفيذي. خط التقرير المقترح: المدير التنفيذي أو المدير العام أو رئيس القطاع.. في المنشآت الصغيرة قد يجمع الموظف بين أكثر من دور، لكن يجب توضيح ذلك داخل الوصف حتى لا تتحول الوظيفة إلى قائمة مهام مفتوحة بلا حدود.
المسؤوليات التفصيلية
- تنظيم جدول المسؤول وترتيب المواعيد الداخلية والخارجية.
- استقبال الاتصالات المهمة وتوثيق الرسائل المطلوبة.
- إعداد مسودات الخطابات والبريد الرسمي بصياغة مختصرة.
- تجهيز ملفات الاجتماعات والعروض والمرفقات قبل الموعد.
- حفظ المراسلات الصادرة والواردة بطريقة يمكن الرجوع إليها.
- متابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات مع أصحاب المهام.
- تنسيق السفر أو الزيارات الرسمية إن وجدت.
- الحفاظ على سرية المعلومات المرتبطة بالإدارة العليا.
- إعداد ملخص يومي أو أسبوعي للالتزامات المفتوحة.
- التعامل المهني مع الزوار وممثلي الجهات الخارجية.
المخرجات المتوقعة من شاغل الوظيفة
- جدول مواعيد: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- مسودات مراسلات: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- ملفات اجتماعات: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- سجل اتصالات: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- قائمة متابعة: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
- أرشيف مراسلات: مخرج عملي يجب أن يكون له نموذج أو سجل أو ملف يمكن الرجوع إليه عند المراجعة.
المؤهلات والخبرة المناسبة
- دبلوم سكرتارية أو إدارة مكتبية
- خبرة في دعم الإدارة العليا
- إجادة البريد والتقويم ومعالجة النصوص
- لغة عربية مهنية
- إلمام بأساسيات البروتوكول الإداري
المهارات الفنية والسلوكية
- اللباقة: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- سرعة الكتابة: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- الصياغة: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- السرية: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- إدارة التقويم: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- تنسيق الاجتماعات: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- التعامل مع الضغط: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
- الترتيب الدقيق: مهارة مؤثرة في جودة التنفيذ اليومي لهذا المسمى.
مؤشرات الأداء المقترحة
لا يكفي قياس الوظيفة بعدد المهام المنجزة فقط. الأفضل اختيار مؤشرات تجمع بين السرعة والدقة والالتزام وجودة الخدمة الداخلية. من المؤشرات المناسبة:
- دقة جدول المواعيد
- زمن تجهيز ملفات الاجتماعات
- نسبة المتابعات المغلقة
- أخطاء المراسلات
- سرعة تحويل الطلبات
- رضا المسؤول عن الدعم اليومي
قالب مختصر للوصف الوظيفي
المسمى الوظيفي: السكرتير التنفيذي
الإدارة: الدعم التنفيذي
الرئيس المباشر: المدير التنفيذي أو المدير العام أو رئيس القطاع.
هدف الوظيفة: تقليل التشتيت الإداري وتحويل التواصل اليومي إلى ملفات ومواعيد ومتابعات واضحة.
نطاق الصلاحية: تنفيذ ومتابعة وتنسيق المهام المرتبطة بالمسمى وفق السياسات المعتمدة، مع رفع الحالات التي تحتاج قرارا لصاحب الصلاحية.
أخطاء شائعة عند كتابة هذا الوصف
- إدخال مواعيد متعارضة
- إرسال ملف غير نهائي
- تجاهل أولوية المراسلات
- كشف معلومات حساسة
- عدم توثيق الاتصال المهم
- الخلط بين الرأي الشخصي والرد الرسمي
كيف تربط الوصف الوظيفي بالنماذج؟
الوصف الجيد لا يبقى نصا في ملف. يجب أن يرتبط بنماذج العمل اليومية: طلبات، سجلات، خطابات، قوائم تحقق، ومحاضر. هذا الربط يقلل الاجتهاد الشخصي ويجعل أداء الوظيفة قابلا للمراجعة. استخدم الروابط التالية كنقاط بداية:
متى يحتاج الوصف إلى تحديث؟
يحتاج الوصف إلى تحديث عند تغير الهيكل، إضافة نظام جديد، نقل صلاحية من إدارة إلى أخرى، ظهور أخطاء متكررة في الطلبات، أو توسع نطاق العمل بدرجة تجعل المسمى القديم غير دقيق. يفضل وضع تاريخ مراجعة داخل كل وصف وظيفي وعدم تركه مفتوحا لسنوات.
مصادر مرجعية تمت إعادة الصياغة على أساسها
تمت صياغة المحتوى بلغة عملية فريدة، مع الاستفادة من المصادر الرسمية لفهم فكرة التصنيف والمهارات وتدقيق بيانات الوظائف، دون نقل النصوص كما هي.
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية – المهارات والمهن
- الهيئة العامة للإحصاء – التصنيف السعودي الموحد للمهن
- الهيئة العامة للإحصاء – صفحة التصانيف
- منصة مسار للموارد البشرية الحكومية
- وزارة الموارد البشرية – تدقيق بيانات ومتغيرات الوظائف
آخر مراجعة تحريرية: 17 أغسطس 2026. المحتوى إرشادي ولا يغني عن مطابقة المسمى مع الجهة الرسمية أو سياسة المنشأة عند وجود أثر تعاقدي أو نظامي.